転職ノウハウ

仕事が遅いと悩んでいる人へ!作業時間を早くしてミスもなくせる改善方法を紹介します

仕事が遅い

「自分は仕事が遅いかもしれない…」と思うなら、改善する余地は充分あります。

自分を客観的に観察し、仕事が遅い理由を自覚して適切な対策を取れば、大きく成長できるでしょう。

今回は、仕事が遅い人の理由を徹底解説し、改善策を伝授します。

また仕事が遅い部下や同僚に困っている人に、正しい付き合い方も教えます。

仕事の遅い人の20の特徴

仕事の遅い人の特徴

仕事が遅い人には理由があります。

あなたも無意識に仕事が遅い沼にはまっているかもしれません。まずは、仕事が遅い人の特徴を解説します。

こだわりが強すぎる

こだわりを持って仕事をするのは大切ですが、必要のない部分までこだわりが強すぎると仕事が遅くなります。

例えば資料作成時のグラフの色にこだわり過ぎて悩んだり、仕事としての完成度に問題はないのに自分のこだわりでやり直しをしたりすれば、不必要に時間がかかってしまいます。

全体像が見えていない

大きな仕事になるほど、1つの仕事で人との関りもやるべき内容も多くなります。

この場合、仕事は点ではなく線で考え、自分の担当外とのつながりも踏まえなければ、なかなかスムーズに進みません。

しかし仕事が遅い人は全体像が見えておらず、目の前にある仕事だけを考えて取り組みます。

そのため、各所で確認事項が発生し、自分だけではなく職場全体のスピードを遅くしてしまうのです。

完璧主義

完璧主義も仕事が遅い人の特徴です。

ミスが少ないのは長所ですが、念には念を入れ過ぎるので、人より多くの時間を必要とします。しかも、完璧を目指して納期ギリギリまで手をかけてしまいます。

結果、いつでも納期に追われる仕事が遅い人になってしまうのです。

全部を理解しないと動けない

不安が強く全部を理解しないと行動に移せない人も、仕事が遅くなります。まずは理解することから始めるため、「とりあえず行動」ができません。

しかも理解したつもりでいざ仕事を始めると、途中で疑問点が見つかり、再び理解に時間をかけてしまいます。

慎重なのは良いことですが、慎重すぎて行動が遅くなるのは問題です。

助けを求めるのが苦手 相談できない

自分からSOSを発信できないと、不明点や疑問点が出たら仕事がストップしてしまいます。助けを求められないため自分で解決策を探しますが、かなりの時間を要してしまうのです。

同僚や上司に相談すればすぐ動ける仕事をスローダウンさせてしまい、結果として仕事が遅くなってしまいます。

整理整頓が苦手

整理整頓が苦手でデスクやロッカーが常に散らかっていると、仕事に取り掛かる前に必要なものを探す作業が発生します。

しかも整理整頓が苦手な人は仕事の把握能力も低いため、1つの動作をするにも人より多くの時間が必要です。

圧倒的に何かを探す時間が人より多いため、当然仕事も遅くなります。

期限を決めるのが苦手

「この仕事は〇日(〇時)までに終わらせよう!」と、自分で期限を決めるのが苦手な人は、与えられた時間ギリギリまで使ってしまうので仕事が遅くなります。

特に仕事が次から次へと舞い込んでくる職場では、自分で区切りをつけない限り、永遠に仕事に追われる羽目になるでしょう。

仕組化ができない

仕組化とは、誰がやっても同じ仕上がりになるマニュアル化のようなもの。資格が必要など特殊な仕事を除けば、ほとんどの仕事で仕組化が可能です。しかし、仕事が遅い人は仕組化ができず、「この仕事は自分しかできない」という状況を自ら作ってしまいます。仕事が遅くて周囲に迷惑をかけているのに、「でも他の人には頼めないから」と、仕事を抱え込んでしまうのです。

マイペース

自分1人で完全完結しない限り、仕事はチームワークが大切です。

しかし、仕事でもマイペースの人は、周囲とのバランスを考えられません。「自分のやる気」「自分のこだわり」ばかりを優先し、チームとして仕事を円滑に進めるというモチベーションが低くなります。

マイペースでも仕事が早ければ弊害は少ないですが、大抵は仕事が遅いです。自分のペースを尊重するあまり、仕事で人を待たせても平気になってしまいます。

成長意欲がない

入社時からずっと仕事が遅い人は、成長意欲がないのが特徴です。

仕事が遅い原因と解決策を考え、スキルを上げてスピードアップする気概がありません。いつまで経っても何も考えずに、時間がかかる同じやり方を貫きます。

工夫も努力もしないので、ずっと仕事が遅いままです。

自分では問題意識がない

周囲から見ると完全に仕事が遅い人なのに、本人に自覚がないケースもあります。とりあえず何とかなっているつもり(周囲がなんとかしているだけ)で問題意識がありません。

困っているのは周囲だけで、本人には当事者意識がないため、いつまでも改善せず仕事は遅いままです。

後回しにする

「先にお昼を食べてしまおう」「頑張るためにも休憩を先にしよう」など、仕事を後回しにするタイプも、当然のように仕事が遅くなります。

本人は「仕事を早く終わらせるための作戦」と思っていますが、実はめんどくさいだけで完全に先送りの言い訳です。

後回しにした分仕事は遅くなりますが、挽回する努力も根性もありません。

意思決定が遅い

思考の遅さは仕事の遅さに直結します。慎重を要するケースもありますが、それ以外では意思決定が遅くなると、悩んでいる時間が無駄にかかり、仕事も遅くなってしまうのです。

特に思考を必要としない仕事でも、「どちらを先にやるべきか」と、順番を決める意思決定が遅ければ仕事も遅くなります。

報告連絡相談ができない

チームで行う仕事にとって、報告連絡相談(ホウレンソウ)は重要です。情報を共有し、必要なタイミングで相談することで、仕事は円滑に行われます。

しかし、仕事が遅い人はホウレンソウがおざなりです。「多分大丈夫だろう」と、根拠なく自己判断するため、仕事のミスやトラブルが増え、修正に時間がかかってしまいます。

本人の仕事が遅くなるだけではなく、周囲にも迷惑をかけるため、非常に性質が悪いです。

確認をしない

仕事が一通り終わった際、見直しや確認をしない大雑把な人も仕事が遅くなります。

一見工程を簡略化してスピードアップしそうですが、確認を疎かにすると後からミスが発覚。最初に気付いていれば僅かな修正で済んでいたのに、周囲との兼ね合いで大幅な修正が必要で時間がかかってしまうケースは少なくありません。

慎重過ぎても仕事が遅くなりますが、確認せずにミス連発は問題外と言えます。

目的がわからないまま作業をする

「とりあえず指示があったから何も考えず言われた通りに仕事をする」という柔順な性格も、仕事が遅くなる理由です。

目的がわからないまま作業をすれば、工夫も効率化もできません。

仕事のスピードアップには、目的をしっかり理解して、どうすれば効率化できるか考えることが必要なのです。

始めるまでに時間がかかる

何かしら気合を入れないと気分が乗らない性格も、仕事が遅い人の特徴です。「仕事前の一服」「とりあえずのコーヒー」など、仕事を始める前に儀式的なルーティーンがあるケースが多くなります。

気分の切り替えが苦手で、仕事モードに入るまで時間がかかるのです。当然ですが、儀式的な時間は仕事がストップするため進みも遅くなります。

いつもゼロからスタート(関連付けて考えられない)

仕事が遅い人は関連付けが苦手で、仕事内容が切り替わる際に、「これなんだっけ?」「どうするんだっけ?」と、いつもゼロからスタート状態になります。

仕事を作業としてしか考えないため、1つの仕事が終わると自己完結してしまうのです。

そのため、自分の仕事が遅いのはもちろん、関係各所との連携が悪くなり、仕事全体の進みを遅くしてしまいます。

集中力がなく、余計な行動が多い

集中力がなく気が散りやすい人も仕事が遅くなります。

「さあ!取り掛かるぞ!」と気合を入れて始めても、数分後には別のことが気になってしまい、あっちこっちに作業が飛んでしまうのです。

納期が迫っているのに突然デスクの掃除を始めたり、急ぎの要件でもないのにメールチェックしたりなど、余計な行動が多いのも仕事が遅くなる理由です。

一気に集中して取り組めないためミスも多発し、自分で仕事を増やしてしまいます。

メモを取らない

仕事が遅い人に限って、打ち合わせなどでめんどくさがってメモを取りません。

記憶するつもりで人の話を聞いていますが、結局忘れて再び確認するため、余計な時間がかかってしまいます。自分だけではなく相手の時間も奪う困ったタイプです。

それでも、まだ確認できるならマシ。忘れているのに確認せずに適当に仕事をする人は、ミス連発して周囲が被害を被るので最悪です。

「仕事が遅い」と言われ悩む人がやるべき5つの改善策

仕事が遅い人5つの改善策

一生懸命取り組んでいて、業務量が人より多くないのに仕事が遅いのは、何かしら理由があるものです。

改善するためには、理由に合わせた対処法が必要です。

そこで「仕事が遅い」と言われて悩んでいるあなたがやるべき改善策を伝授します。

わからなければすぐに聞く

仕事で「わからない…」という壁にぶつかったら、1人で悩まずさっさと人に聞きましょう。

知っている人に聞けば、一発で問題解決!聞かないまま悩んでいるのは、時間の無駄と言っても過言ではありません。仕事をスムーズに行うには「報告」「連絡」「相談」が必須。わからなければ相談すれば良いのです。

重要なのは、同じ質問を何度もしないこと。不明点を教えてもらったらしっかりメモを残し、次に同じ状態になったら自己解決できる態勢を作りましょう。

スケジュールを立てる

いくつもの仕事を抱えている場合、スケジュールをしっかり立てるのが重要です。

とりあえず手を出すのではなく、自分の仕事の全体像を把握し、どのように行えばスピードアップできるかを考えて計画を立てましょう。

時間のかかるルーティンワークがある場合は、やり方を見直すのもポイントです。効率化する方法がないか考えましょう。

「考える時間がもったいない」と思うかもしれませんね。

しかし試行錯誤で効率化ができれば、かかった時間を簡単に取り返し、しかも今後はずっと時間短縮できます。先を見越した取り組み方が、仕事を早くするコツです。

優先順位を決める

仕事のスケジュールを立てる際に重要なのが、優先順位を決めること。優先順位は納期が近いだけではなく、力の入れ具合も加味して考えましょう。

なぜならば仕事が遅い人はこだわりが強く、納期ギリギリまでやり込んでしまう可能性が高いからです。

納期優先にすると、結局納期に追われて仕事が遅い状態を脱せません。具体的には、以下の点を心掛けて優先順位を決めると良いでしょう。

  • 5分以内に終わる仕事は即仕上げる
  • 納期を守るのは当然として、余裕を持って仕上げられるよう自分でも期限を決める
  • 企画など思考や創造力が必要な仕事は、集中できるようまとまった時間がとれるタイミングで取り組む
  • 納期に余裕があり決まった手順で行う仕事は、隙間時間にコツコツ進める
  • 仕事の手伝いを頼まれた場合、自分が抱える仕事との優先度を考え、場合によっては断る

仕事が遅い人が特に心掛けるべきは、「5分以内に終わる仕事は即仕上げる」です。

簡単かつ短時間で完結する仕事を後回しにすると、「横に置く」「一旦置いた仕事をやるための時間を捻出する」「仕事をするために取り出す」など、余計な手間が発生します。小さな仕事が積もるほど、仕事全体の把握が難しく、土壇場で慌てることになり兼ねません。

メモを取り、見ながら仕事

打ち合わせや新しい仕事を覚える際は、必ずメモを取るようにしましょう。

人の記憶は思った以上にあいまいなので、その場では「よし!覚えた!」と思っても、いざ仕事をする際に「どうだったっけ?」とおぼろげになってしまうかもしれません。

その度に人に聞くのは、相手にとってもあなたにとっても非効率です。自信を持って確実に仕事を進めるためにも、メモは必須となります。

また仕事のマニュアルがあるなら、しっかりと目を通し、要点をメモでまとめてから取り掛かるのがおすすめです。マニュアルの内容が多いほど、途中でわからなくなったら「不明点が記載されている部分を探す」という作業が発生してしまいます。

最初から効率を考え、必ず必要な工程や重点をメモし、マニュアルとメモを活用しながら仕事に取り組みましょう。

整理整頓

仕事のスピードアップをしたいなら、整理整頓は必須となります。

仕事が遅い人ほどデスクも脳内も散らかっているものです。何かを探す時間ほどもったいないものはありません。整理整頓すれば、探す時間がなくなり、それだけで仕事が早くなります。

今まで挙げてきた改善策も、基本は整理整頓です。

  • 不明点を整理するために人に聞く
  • 自分の仕事を整理整頓してスケジュールを立てたり優先順位を決めたりする
  • すぐ終わる仕事を真っ先に片付け、仕事の項目を整理する
  • マニュアルを理解するために、内容をメモして整理整頓する

物も思考も整理して、効率的に仕事を行いましょう。

仕事が遅い部下・同僚との5つの正しい付き合い方

仕事が遅い部下・同僚との付き合い方

仕事が遅い部下や同僚に対して、「自分で乗り越える力をつけるために、あえて何もしない」というのは、問題を直視せず放置しているようなものです。

お互い快適に仕事をするためにも、丁寧なフォローをするのが良いでしょう。

そこで、仕事が遅い部下、同僚との正しい付き合い方を伝授します。

質問しやすい空気、関係を

まずは、部下や同僚があなたに質問しやすい信頼関係を築くのが先決です。

仕事の不明点で躓いているのに、誰にも相談できずフリーズすれば、お互い困ってしまいます。

いつでも安心して質問できる職場作りのために、以下の点を心掛けましょう。

  • 日頃からあいさつなどのコミュニケーションを大切にする
  • あらかじめ「わからなければ、いつでも聞いてくださいね」と伝えておく
  • 手間取っている様子があれば、声かけをする
  • がんばっている姿を認めてほめる

小さな言葉がけが、質問しやすい雰囲気と信頼関係を築きます。

複雑な仕事は任せない

「この人は仕事が遅い」とわかっているなら、最初から複雑な仕事を任せないのも1つの方法です。

特に理解力や処理能力が弱いタイプは、その人に合わせた仕事を用意した方が良いでしょう。責任感やプレッシャーから能力が引き出されるタイプではないと理解することが重要です。

仕事が遅い人には、段階を踏んで少しずつスキルアップを望みましょう。

今の能力でも充分可能な仕事から与え、慣れてきた頃に新たな仕事を教えた方が成長を促せます。

段取りを丁寧に説明

「仕事は見て盗め!」は過去の話。仕事が遅い人に対しては、あなたが最も効率的な段取りを丁寧に説明するのが重要です。

仕事が遅い人は、元々段取りを立てるのが苦手です。苦手分野でゼロから自分でやり方を編み出すのは至難の業。時間がかかる上に、完成度も低くなってしまうでしょう。

一方、あなたが最初に段取りをわかりやすく教えれば、相手は「こうすれば効率よくできるのか!」と学んでくれます。

新たな仕事を教える際は、「今は積み上げの時間」と考え、手取り足取り教えてあげましょう。経験が積み重なれば、少しずつ自分で良い方法を考えられるようになるでしょう。

進捗を随時確認

仕事が遅い人には、細かな進捗確認が必要です。黙々とデスクで集中しているかと思いきや、最初の段階でわからなくなり、何も進んでいないケースがあるからです。

とは言え、「もうできた?」と何度も声掛けをするのは、相手にとってプレッシャーでしょう。

あなたにもストレスがかかります。仕事を渡す際に、「ここまでできたら報告して」と最初に細かく作業を区切り、「いくらなんでも遅すぎる」と思ったタイミングで「何か困ってることはあるかな?」と声掛けするのがおすすめです。

FB方法を工夫する

人を育てるのに重要なFB(フィードバック)。仕事が遅い人に対しては、特にFB方法が重要です。以下の点をわかりやすく伝え、モチベーションを高めて次の仕事に活かせるようにしましょう。

  • まずは仕事をやり終えたことを労う
  • 良かった部分を褒める
  • 手間取った部分に対して、具体的な解決策を教える

特に、解決策は口頭だけではなく、簡単にまとめたメモを渡すと良いでしょう。「わからなかったらこれを参考にして、それでもダメならいつでも聞いて」と、寄り添う姿勢を見せることも忘れてはいけません。

また人との比較もやってはいけないFB方法です。

「Aさんより上手」と褒めれば、「自分も陰で悪く言われてかも」と不安を感じさせ、「Bさんを見習え」と手本を人で示すと「自分はダメだ」とやる気を失ってしまいます。比較すべきは過去の本人。

「前よりも随分手際よくなったね!これからもっと伸びると思うよ」と褒めて、モチベーションを高めましょう。

まとめ

一生懸命頑張っているのに仕事が遅いのは、より良い方法を知らないからです。仕事のスピードアップにはコツがあります。

今回紹介した改善策を試しながら、一緒に働く同僚や上司に相談しましょう。

あなたが真剣に仕事に取り組む姿勢を見せれば、周囲は喜んで協力してくれるでしょう。