転職ノウハウ

転職で内定後の手続きについてわかりやすく解説

転職内定後の手続きについて

転職したい思いがあっても、いざ内定をもらったらどのような手続きをすれば良いのかわからないと、腰が重くなってしまうものです。

安心して転職活動を行うためには、それに伴う手続きの知識を先に身に付けておくのがおすすめです。

そこで今回は、転職で内定をもらった後の手続きについて、わかりやすく解説します。

転職活動で内定後から入社まで企業との間で行う手続きについて

内定後の手続きについて

まずは、転職活動で内定後、転職先企業との間で行う手続きについて、詳しく解説していきましょう。

内定・入社承諾書に署名して提出する

転職先から内定が出ると、内定・入社承諾書を提出して正式に入社が決まります。

企業によって「内定承諾書」「入社承諾書」「内定誓約書」「入社誓約書」など呼び名はさまざまですが、内容は内定者の入社意思を確認するものです。

ちなみに、内定通知は「口頭」「内定通知書」「内定通知メール」など、転職先企業によって違います。

内定に伴い、「労働条件通知書」がメールや郵便で送られてきます。

とても大切な情報なので、隅々まで目を通し、確認・理解した上で、 内定・入社承諾書に必要事項を記入して提出してください。

入社に必要な書類を提出して健康保険などの加入手続きをする

転職先企業に入社する際、用意しなければならない書類はいくつもあります。書類をそろえるのは手間がかかる作業となるでしょう。必要書類は転職先企業から提示されるので、丁寧に確認しながら、取り寄せたり必要事項に記入捺印したりして用意しましょう。

ほとんどの企業で必要となる書類を紹介します。

  • マイナンバーが確認できるもの(マイナンバーカードのコピー、住民票など)
  • 年金手帳(基礎年金番号を通知するためにコピーが必要。年金手帳を提出するケースもある)
  • 雇用保険被保険者証(雇用保険加入時に発行される証明書で退職先企業から受け取る)
  • 源泉徴収票(転職先企業の年末調整時までに必要)
  • 給与振込先届出書(大切な給料振込先の申告書類。記入して提出)
  • 扶養控除等(異動)申告書(必要事項に記入して提出。扶養家族の有無は関係なし)
  • 健康保険被扶養者(異動)届(扶養家族がいる場合のみ提出。扶養家族のマイナンバーも含めて必要事項に記入)

上記は入社時に福利厚生等の必要な手続きを行うための書類です。その他、企業によっては「健康診断書」「身元保証書」「資格等の証明書」「退職証明書」「卒業証明書」などの提出を求められる場合があります。

退職に必要な手続き【退職日まで】

退職手続きのために必要な書類

次に、退職する企業に関わる手続きを解説します。

会社都合退職の場合は退職届を提出しない

会社都合で退職する場合、会社から「〇日で解雇」との連絡を受けているため、退職届の提出は必要ありません。必要な引継ぎをしたり、有給休暇を消化したりなど、やるべきことを粛々とこなしましょう。

自己都合退職の場合は退職届を提出する

自己都合退職の場合、退職届を提出します。

退職届を提出するのは、「会社に退職の意思を伝えて退職日が決まったら」というタイミングになります。

問題は「いつまでに退職の意思を会社に伝えるか」でしょう。

まずは、会社の就業規則で退職を申告する期間、退職予告をしてから退職日までの期間 が定められているかどうかをチェックしましょう。「〇日前まで」と明記されているなら、それに準ずるのが基本です。

特に会社の就業規則で期間が定められていない場合、民法第627条に従う形になります。

民法
(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)
第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
2 期間によって報酬を定めた場合には、使用者からの解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。
3 六箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、三箇月前にしなければならない。

引用:民法第六百二十七条「期間の定めのない雇用の解約の申入れ」(e-GOV法令検索)

就業規則に記載がない場合、民法では退職日の14日前までに会社に退職の意思を通知すれば企業の事情を問わず退職が可能です。

特例として前期、半期など数カ月単位での報酬が定められている雇用契約の場合、契約期間中に退職の意思を通知することで次の期間以降の雇用契約を解約できます。

その他、6カ月以上の報酬契約の場合は3ヵ月前の申告義務があります。

しかし退職日の14日前までに会社に退職の意思を通知すれば良い環境でも、あなたの代わりを雇ったり引継ぎをしたりを考えると、最低でも1カ月以上前に知らせたいところです。

仕事内容によっては2~3ヵ月前が良いケースもあります。引継ぎを考えて内定を諦める必要はありませんが、スムーズな引継ぎを考えて計画を立てることが重要です。

住民税の支払い手続きをする

会社に「転職先でも住民税を給与から天引きしてもらえる手続き」を退職日までに依頼します。

なお、住民税の支払い手続き依頼を忘れた、または、会社がしてくれなかった場合、自治体から納税通知書が送付されるので、その時に未納分を支払えば問題ないので大丈夫です。

雇用保険被保険者証、退職証明書、離職票の発行を会社に依頼

退職後に退職先企業に足を運ぶ手間をとらないために、以下の必要な書類の発行依頼を早めに行いましょう。

  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票(年末調整時に必要)
  • 退職証明書
  • 離職票

退職後に発行される書類もあるため、その場合は送付してもらうと良いでしょう。

離職票は失業保険をもらうためのものです。

退職してから転職先の企業に就業するまでに期間があって失業保険を受け取りたい場合に必要になります。

利用している社内制度を終了する手続きをする

現在あなたが利用している社内制度によっては、退職時に手続きが必要になります。

企業によってさまざまですが、主に以下のような社内制度があります。

  • 社内融資
  • 社宅
  • レジャー施設など社員優待制度
  • 財形貯蓄
  • 企業年金(確定拠出年金)

社内融資を利用している場合、多くの企業では退職と同時に一括して返済を行います。

必要な手続きを退職する企業に確認し、決められた通りに行いましょう。

また、「企業年金(確定拠出年金)」や「財形貯蓄」の手続きは退職日以降でも手続きができるので焦らなくても大丈夫です。

「企業年金(確定拠出年金)」は退職後半年以内、「財形貯蓄」は退職後2年以内という猶予が与えられています。

転職先の企業に「企業年金(確定拠出年金)」や「財形貯蓄」の制度がある場合は、転職先で継続できます。

その場合は、転職した会社で手続きを行います。

退職日に必要書類を受け取る

退職する当日は、必要書類を必ず受け取りましょう。忘れると郵送で時間がかかったり、取りに行ったりする手間が発生してしまいます。

退職日に受け取る書類は「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「離職票」などです。「源泉徴収票」は後日郵送されるケースもあります。

事前に「当日受け取る書類」「後日送付される書類」をリストアップしておくと安心です。

また受け取る書類は大切な個人情報なので、バラバラにならないよう、封筒やファイルを用意しておくと良いでしょう。退職日に受け取れない書類の内容や送付時期についても、しっかり確認しておきましょう。

退職日に健康保険証などを会社に返す

退職先企業から発行されていたもの、借りていたもの、預かっているデータなど、退職日までに返却すべきものをきちんと処理しておきましょう。良くある返却物をいくつか紹介します。

  • 健康保険被保険者証
  • 社員章
  • 社員証
  • 名刺(自分の名刺、取引先の名刺)
  • 通勤用定期券
  • パソコン、携帯電話などの電子機器
  • 制服
  • 企業の経費で購入した物(文房具、パソコン用品等)
  • 仕事関係のデータ(紙、デジタル双方)

特にデジタルデータの取り扱いには注意が必要です。引き継ぐもの、消去すべきものの判断に迷った場合は、上司に相談しましょう。

守秘義務があるので、企業で使用されたデータを個人使用するのはNGです。基本的に全て返却します。また、自宅に会社関連のものがないかも確認しておきましょう。退職をきっかけに、部屋の断捨離をするのがおすすめです。

働いていた期間が長いほど、私物と会社の備品が混ざり、整理整頓に時間がかかるものです。

退職日に一気に返却するのではなく、できるものから処理するのが良いでしょう。退職日にはデスク周りやロッカーが綺麗な状態になっているのが理想的。「立つ鳥跡を濁さず」です。

まとめ

転職成功の秘訣は、計画性と事前準備です。

「まだ内定もらってないし、その後のことは後で考えればいいだろう」と無計画に進めると、仕事と転職活動の両立が難しくなります。

特に内定後は退職先企業、転職先企業双方で書類ラッシュとなりますので、事前に流れを理解していた方がスムーズです。

まずは、退職日を決めましょう。就業規則をチェックして、退職したい日のどれくらい前に会社に退職の意思を通知しなければならないのか確認しましょう。

そこから全てがスタートします。

実際に内定が決まって手続きをする際は、企業に確認をとりながらも任せ過ぎず、必要な手続きをしっかり自主的に行うのが大切です。

後から「あの書類がない!」とならないよう、準備万端にしてくださいね。