転職ノウハウ

【転職に必要な書類】転職活動・退職・入社それぞれのシーンで企業に提出する書類を紹介します

転職に必要な書類

転職活動から転職先に入社するまでに、数多くの書類が必要になります。書類の準備は転職活動の中でも大きな比率を占めるものです。スムーズな転職のために、事前にどんな書類が必要なのか確認しておきましょう。

今回は、転職に必要な書類を「転職活動」「転職が決まったら退職する企業に依頼するもの」「転職先の企業に提出するもの」のシーン別に解説します。

転職活動に必要な書類

転職活動に必要な書類

転職活動にあなたが準備すべき必要な書類は以下の3点です。

  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • 送付状(郵送での応募の場合)

それでは、1つずつ詳しく解説していきましょう。

履歴書

あなたの経歴がわかる履歴書は、転職活動で必ず必要な書類です。しかし、履歴書といってもさまざまな形式があります。

またパソコンで履歴書のフォーマットをダウンロードしたり、自分でフォーマットを作ったりして作ることも可能です。そのため、どれを選べばよいか迷ってしまうかもしれません。

どんな履歴書にすればよいかわからない場合は、JIS規格の履歴書を購入し、丁寧に手書きするのが確実です。

JIS規格とは日本工業標準調査会の答申により、各省が評価をしたものです。JIS規格の履歴書様式は、他の履歴書の基準になっているため、認めない企業はないと考えられます。なお、JIS規格の履歴書には、以下の項目があります。

  • 氏名
  • 住所
  • 学歴、職歴
  • 資格、免許
  • 志望動機、自己PR
  • 特技、特技
  • 通勤時間
  • 配偶者の有無
  • 扶養家族の有無
  • 備考欄(希望記入欄)

JIS規格以外の履歴書を選んだりパソコンで作成したりする場合は、上記の項目があるかチェックすると良いでしょう。

またパソコンでの履歴書が可か不可かわからない場合は、念のため担当者に確認すると安心です。

職務経歴書

職務経歴書は転職時にあなたの経験やスキルをアピールする大切な書類です。履歴書にも職歴がありますが、入社退社のみを記入します。

一方、職務経歴書は業務内容や所属部署も記入するのが基本です。その他、自分が力を入れて取り組んだことや成果、評価など、アピールポイントも記入すると良いでしょう。

履歴書のように細かな形式は決まっていませんが、主に3つの書式に別れます。

  • 編年体式:就業企業や仕事内容を時系列に書く
  • 逆編年体式:就業企業や仕事内容を新しい順番に書く
  • キャリア式:仕事内容別に経歴をまとめて書く

「編年体式」はポピュラーな職務経歴書の書き方です。履歴書のように古い順を追って説明します。年々成長している自分をアピールしたい人に向いています。

逆編年体式は最新の情報が最初に記されます。直近の仕事内容を特にアピールしたい人に向いている職務経歴書です。

キャリア式は複数の企業や部署の経験がある人が、仕事内容別にアピールしたい場合に向いています。

送付状(郵送時)

履歴書と職務経歴書を郵送する場合、一緒に添えるのが送付状です。

「添え状」と言うケースもあります。簡単に説明すると、「御社の求人に応募したいので、履歴書と職務経歴書を送らせていただきます」という内容を書きます。

求人には特に送付状について触れられていません。

しかし履歴書と職務経歴書のみを封筒に入れて送るのは、挨拶なしでいきなり自己紹介を始める無礼な行為のようなもの。多くの企業は当然の社会人マナーとして、応募時に送付状が添えられているかチェックしています。送付状には、以下の内容を記しましょう。

  • 送付年月日
  • 宛先(企業名・担当者部署・担当者氏名)
  • あなたの氏名・連絡先(場合によってはメールアドレス)
  • 本文(あいさつ文・用件・むすびの挨拶)
  • 同封書類内容

送付状はビジネス文書の様式に沿って作ると間違いありません。

冒頭にタイトルを付け、本文の前にタイトルを付け、挨拶では「拝啓、敬具」を使用するのが基本です。同封書類については、最初に「記」として記し、終わりは「以上」でしめくくりましょう。

転職が決まったら退職手続きのために必要な書類

退職手続きのために必要な書類

転職活動が成功したら、退職手続きのために準備すべき必要な書類は以下の通りです。

  • 退職届
  • 転職先に提出する必要書類(退職する企業に依頼)
  • 書類以外にあなたが退職日までに返却するもの
  • 念のため離職票

それでは、1つずつ詳しく解説していきましょう。

退職届を提出する

退職届とは、退職が決定したあとに企業に提出する書類です。

まずは企業に退職したい旨を伝えるのが先になります。

なお退職の相談時に退職願を用意するケースもありますが、口頭でも問題ありません。

退職時期が決まったら、退職届を用意して提出します。基本的にはあなたが用意しますが、企業によっては会社規定の退職届があるかもしれないので確認すると良いでしょう。なお、提出先は直属の上司や人事部など、企業によって変わります。

一般的な退職届は、以下のものがセットとなります。

  • 封筒(白が基本)
  • 便箋(白、無地が基本)

封筒の表に「退職届」、裏にあなたの部署と氏名を記入しましょう。便箋にはタイトル(退職届)、退職理由(「一身上の都合」など)、退職日、届け出年月日、あなたの部署と氏名、宛先(「代表取締役社長)など)を書きます。

転職先に提出する必要書類を依頼する

転職先企業に提出が必要なもので、退職先企業に依頼する書類があります。スムーズな転職のために、前もって依頼しておきましょう。

転職先によって少々差はありますが、以下の書類を用意するのが一般的です。

  • 雇用保険被保険者証(雇用保険加入時に発行される証明書)
  • 源泉徴収票(転職先企業で年末調整時に必要)
  • 退職証明書(あなたが退職したことを証明する書類)
  • 年金手帳(預けている場合)

依頼した書類は、退職日に忘れずに受け取りましょう。

退職日までに間に合わない場合は、取りに行く手間を省くために郵送をお願いすると良いでしょう。

書類以外で退職日までに返却する必要があるもの

退職する際は、あなたが退職日までに退職先企業に返却すべき必要があるものは、時間に余裕を持って整理しておきましょう。

代表的なものは以下の通りです。

  • 健康保険被保険者証
  • 社員章、社員証、名刺など
  • 使用していた場合は定期券
  • パソコン、携帯電話などの電子機器(データ含む)
  • 企業の経費で購入した文具品、備品、資料など

また、財形貯蓄や社内融資をしていた場合は、退職日までに手続きが必要です。

転職が決まっている人に離職票は必要ないが、万一のために発行依頼しておく

離職票は雇用保険の失業給付を受け取るときに必要な書類です。そのため、転職する場合は必要ありません。

しかし念のため離職票は発行依頼しておいた方が安心です。

万が一転職先で上手くいかずにすぐ辞めてしまった場合、過去2年以内にさかのぼって失業給付が受け取れます。

転職先企業を辞める想像など縁起でもありませんが、リスク管理として離職票は受け取っておいた方が良いでしょう。

転職先の企業に入社手続きするために必要な書類

入社手続きするために必要な書類

転職先企業の入社手続きに必要と言われる一般的な書類は以下の通りです。

  • 源泉徴収票
  • 雇用保険被保険者証
  • 年金手帳
  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 健康保険被保険者(異動)届け
  • その他

それでは、1つずつ解説していきましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票は前述した通り、退職先企業に依頼する書類です。

転職先企業で年末調整する際に必要となります。なお転職先企業の年末調整に源泉徴収票が間に合わなかった場合は、個人で確定申告を行わなければなりません。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証も前述した通り、退職先企業に依頼する書類です。転職先企業で雇用保険に加入する際に引き継がれます。

なお何らかのトラブルで雇用保険被保険者証がなかった場合は、ハローワークに問い合わせると再発行することが可能です。

年金手帳

年金手帳は転職先企業で厚生年金に加入する際に必要です。詳しくは、年金手帳そのものではなく、年金手帳に記載されている基礎年金番号が必要となります。

企業によって年金手帳をそのまま預かるところ、コピーなどで番号を把握するところなどさまざまです。

扶養控除等(異動)申告書

扶養控除等(異動)申告書とは、所得税などを計算するための区分決定などに使われる書類です。

「扶養」とありますが、特に扶養者の有無関係なく提出が必要となります。提出時期は以下のように定められています。

その年の最初に給与の支払を受ける日の前日(中途就職の場合には、就職後最初の給与の支払を受ける日の前日)までに提出してください。

引用;[手続名]給与所得者の扶養控除等の(異動)申告(国税庁)

なお申告書は国税庁のホームページ上記URLにてダウンロードできます。

健康保険被扶養者(異動)届け

あなたに扶養家族がいる場合、健康保険被扶養者(異動)届けの提出も必要です。この書類は転職先企業の健康保険に扶養家族が加入するための書類です。なお、扶養する配偶者がいる場合、「国民年金第3号被保険者資格所得等届け」も一緒に提出します。その他、扶養関係を証明する戸籍謄本や住民票も必要です。

なお、「健康保険被扶養者(異動)届け(国民年金第3号被保険者関係届け)」は、日本年金機構ホームページよりダウンロードできます。

ダウンロードURL:https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/todokesho/hihokensha/20141224.html

企業によっては提出が必要な書類がほかにある

転職先企業によっては、以下のような書類が必要なケースもあります。

  • 健康診断書
  • 身元保証書
  • 資格等の証明書
  • 卒業証明書、転職証明書

求められた書類を確実に用意、提出することは、あなたの仕事に対する姿勢も表します。

第一印象でつまずかないために、しっかりチェックしながら早めに用意しましょう。

まとめ

転職活動に必要な書類は膨大です。何をどのタイミングで準備すれば良いのか把握するために、一覧を作っておくと良いでしょう。

また転職活動で必要な履歴書と職務経歴書は、あなたの魅力をアピールするために、内容をじっくり考えて作成することも大切です。

参考書や転職エージェントの添削サービスなどを利用して、完成度の高い書類を作りましょう。書類は手間がかかりますが、仕事の一貫だと思って確実に準備してくださいね。